În provincie populaţia a fost recenzată potrivit unui formular numit „Litera A”. În el trebuiau înscrişi nominal toţi locuitorii, indiferent de sex, vârstă sau alte criterii, şi grupaţi pe casele în care locuiau. Informaţiile înscrise în formular sunt foarte diverse: de la cele mai personale (nume, vârstă, stare civilă, relaţia faţă de alţi corezidenţi, etnie, condiţie medicală), la cele sociale (ocupaţie, categorie fiscală, statut rezidenţial) şi economice (averea agricolă).
Formular model trimis în teritoriu de ministerul de interne (Departamentul Dinlăuntru).
În total au fost folosite 24 de coloane:
1. Nr.– este vorba de un număr de ordine dat cu acea ocazie; nu de numere administrative deja existente.
2. Numele – aici erau înregistrate următoarele tipuri de informaţii: numele de botez, numele de familie, unele apelative – destul de rar („popa”, „postelnicul”) şi relaţia faţă de alte persoane din aceeaşi casă, înrudite sau nu („soţia sa”, fiu-său”, „mumă-sa”, „sluga”, „vizitiu”).
3. Neamul – etnia persoanelor.
4. Căsătoria – starea civilă.
5. Vârsta;
6. Bir – categoria fiscală;
7. Clacă – statutul persoanei din punctul de vedere al proprietăţii – dacă era proprietar sau chiriaş. La oraşe şi târguri această coloană se referea la proprietatea asupra casei; la ţară la proprietatea asupra pământului.
8. Meşteşugul – ocupaţia.
9. Pogoane lucrate – suprafaţa de pământ măsurată în pogoane, după tipul de folosinţă. De la înregistrare a fost exclusă păşunea.
10. Beteşug – dizabilitatea sau condiţia medicală de care suferea persoana.
11-24. Cai, Boi, Vaci, Oi, Capre, Râmători, Bivoli, Măgari, Catâri, Stupi, Pruni, Duzi, Vie, Pometuri – nr. de.
Materialul produs a fost păstrat în arhiva instituţiei creatoare (poliţii şi subocârmuiri), în timp ce două seturi de copii au fost trimise instituţiilor superioare: ocârmuirilor (echivalentul prefecturilor) şi departamentului (echivalentul ministerului). Cea mai mare parte a materialului păstrat până astăzi reprezintă aceste copii trimise la Bucureşti, valabile pentru cele mai multe circumscripţii. Ele sunt păstrate la Arhivele Naţionale Istorice Centrale (SANIC), cu două excepţii (cazuri din Ialomiţa şi Teleorman).
Formularele sunt legate în registre, câte unul sau două pentru fiecare circumscripţie, adică pentru fiecare plasă, fiecare plai şi fiecare oraş sau târg ce avea sediu de poliţie. Există câteva excepţii de la această regulă de păstrare.
Pentru a înţelege cât mai uşor situaţia materialului păstrat, redăm în harta de mai jos cota arhivistică pentru fiecare plasă, plai şi localitate urbană.
Harta reprezintă cu aproximaţie limitele administrative din epocă, valabile pentru anul 1837 şi reproduse cu anumite corecturi după harta Bergenheim-Galiţin din 1833.
